Já sabemos que criar uma política de viagem corporativa é essencial para uma empresa, ela otimiza processos administrativos e operacionais e controla custos de maneira organizada e objetiva.
Também sabemos que por meio de viagens corporativas que são definidos acordos comerciais importantes e parcerias que são imprescindíveis para uma empresa. Mas, por outro lado, as viagens corporativas equivalem a altas despesas e, exatamente por isso, é preciso que as empresas estabeleçam regras que facilitem e otimizem todos os processos, mas principalmente, diminuam custos.
Mas não basta apenas criar o documento. É fundamental educar seus colaboradores. Se a equipe não “comprar” a ideia, a política de viagens acaba não surtindo o efeito desejado.
Uma boa forma de começar é fazer uma reunião com a equipe de gestores e estudar a fundo as necessidades, adequando a política à realidade da empresa.
Como incentivar os colaboradores?
Além de conversar com gestores, é importante também ouvir os departamentos diretamente envolvidos com as viagens corporativas e aceitar sugestões deles. Isso fará com que você estabeleça a possibilidade de se colocar em prática todas as regras.
Os colaboradores terão conhecimento de seus deveres e direitos previamente estabelecidos, como os tipos de serviços e comodidades que estarão disponíveis a certos cargos, quais são as regras para reembolso, emissão de relatórios, entre outros.
Uma ótima forma de incentivar os colaboradores a economizar custos é fazer com que ele participe do processo ou, pelo menos, receba de forma clara todos os detalhes relacionados à verba. Outra forma de incentivar o seu engajamento com a viagem corporativa é ser participativo diretamente com as tarefas que lhe foram passadas.
